Bendradarbiavimo trukmė

Tradiciškai projektai skirstomi į:

• vienkartinius (pvz., vieno renginio viešinimas, krizės sprendimas)
• trumpalaikius (pvz., produkto įvedimas į rinką, projekto viešinimas)
• ilgalaikius (nuolatinis bendradarbiavimas, trunkantis ilgiau nei kelis mėnesius)

Bendradarbiavimo apimtis

Būtina apsvarstyti, kokios apimties paslaugas ketinama pirkti. Tai galima įvertinti trimis būdais:

• atskirų paslaugų kiekiai (pranešimų spaudai, renginių, kitų veiksmų skaičius)
• žmogiškųjų resursų poreikis (kiek agentūra turėtų skirti darbuotojų jūsų poreikių įgyvendinimui)
• planuojamas skirti biudžetas per metus / projektui / konkrečiam vienam darbui

Bendradarbiavimo tikslas

Dažniausiai komunikacijos partneriai padeda įgyvendinti šiuos tikslus (gali būti keli):

• žinomumo didinimas žiniasklaidoje
• išorės komunikacija (apimanti ne tik žiniasklaidą)
• vidinė komunikacija
• krizių sprendimas
• strateginis konsultavimas
• specifinės problemos sprendimas

Kaip vyks bendradarbiavimas?

Būtina iš anksto numatyti:

• darbuotojus, kurie bus atsakingi už bendravimą su komunikacijos partneriais (deleguos užduotis, pateiks joms vykdyti reikalingą informaciją)
• kas tvirtins:
  • strategijas
  • taktinius veiksmų planus
  • parengtus tekstus ir kitą informacinę medžiagą
  • darbų atlikimo aktus ir sąskaitas

Tradiciškai šiuos darbus įmonėse atlieka:

• nedidelėse įmonėse – direktorius arba komercijos direktorius
• didelėse įmonėse – rinkodaros vadovas ir direktorius
• labai didelėse įmonėse – komunikacijos arba rinkodaros vadovas kartu su direktoriumi arba prezidentu

Svarbu žinoti, kad strateginės komunikacijos paslaugos apima ir vadybos strategijas, todėl aukščiausio lygio vadovams būtina skirti laiko darbui su pasirinktais komunikacijos partneriais – kartu analizuoti numatomus verslo plėtros žingsnius ir rengti jiems reikalingas komunikacijos strategijas. Neteisinga visų komunikacijos planų deleguoti tik rinkodaros ar pardavimo vadovams, nes komunikacijos nauda apima daugiau nei tik pardavimų skatinimą.

Konkurso paskelbimas

Kvietimas teikti komunikacijos paslaugų pasiūlymus (pavieniui arba kartu su kitomis – reklamos, žiniasklaidos planavimo, rinkodaros ir t.t. – paslaugomis) turi būti išsiųstas agentūroms elektroniniu arba įprastu paštu.  Norint kvietimo informacija pasidalinti su Komunikacijos industrijos asociacijos nariais, informaciją reikia siųsti el. paštu, adresais info@komunikacija.lt arba kia@komunikacija.lt.

„Long list“

Siekiant išvengti rizikos nepakviesti kai kurių agentūrų, turi būti suteikiama galimybė atvykti ir prisistatyti visoms agentūroms, kurios mano galinčios atitikti jūsų keliamus reikalavimus.

Pirminės atrankos etape agentūras kvieskite pateikti:

• trumpą agentūros prisistatymą (taupydami laiką, galite nurodyti prisistatymo trukmę, pvz., ne daugiau kaip 30 min.)
• papildomą informaciją, kuri įrodytų agentūros tinkamumą dirbti su jūsų projektu:
  • agentūros patirtį jūsų veiklos srityje
  • siūlomos projekto komandos patirtis konkrečioje srityje
  • sėkmės istorijas, susijusios su konkrečia sritimi.

Šiame etape reikalingą informaciją kvieskite pateikti el. paštu arba organizuokite susitikimus. Per savaitę po šio etapo pabaigos atrenkami keli (dažniausiai – 2 arba 3) kandidatai, likusiems pretendentams išsiunčiami informaciniai padėkos laiškai.

„Short list“

Atrinkti kandidatai pakviečiami dalyvauti antrame konkurso etape, jiems išsiunčiamos konkurso sąlygos (tipinės konkurso sąlygos pateikiamos šio puslapio viršuje). Viešojo sektoriaus įstaigoms rekomenduojamos viešinimo ir informavimo konkursų sąlygos, suderintos su Komunikacijos industrijos asociacija ir patvirtintos Viešųjų pirkimų tarnybos, yra čia.

Pasirašius susitarimą dėl konkurso sąlygų, atrinktiems kandidatams išsiunčiama konkreti užduotis, kuriai atlikti skiriamos 2–3 savaitės. Užduotis turi parodyti kandidatų gebėjimus, logiką, kūrybiškumą ir t.t. Formuluojamos užduotys turi būti labai tiesiogiai susijusios su būsimu bendradarbiavimo objektu:

• planuojamo renginio viešinimo idėjos
• pasiūlymai, įžvalgos komunikacijos strategijai
• konkrečios problemos komunikaciniai sprendimai

Atkreipiame dėmesį, kad idėjos ir strategijos yra intelektuali nuosavybė, kuri priklauso jos autoriams, šiuo atveju – agentūrai, todėl jūs negalite naudoti idėjų, kurias pateikė konkurso nelaimėjusi agentūra, išskyrus atvejus, kai prieš konkursą susitarta kitaip.

Papildomai visos agentūros turi pateikti savo įkainius ar preliminarų biudžetą (jeigu užduotis susijusi su konkrečiu renginiu ar trumpalaikiu projektu). Siekiant išvengti nesusipratimų, agentūrų prašyti nurodyti standartinių komunikacijos paslaugų įkainius:

• Pranešimo spaudai parengimas ir išplatinimas
• Spaudos konferencijos surengimas
• Tekstų rengimas (vieno puslapio kaina)
• Darbo valandos (konsultanto, projektų vadovo, projektų asistento)

Papildomos pastabos:

• šiame etape agentūrai turi būti leista pristatyti pasiūlymus gyvai, skiriant 1 val. laiko
• pasiūlymo pristatyme turi dalyvauti visi asmenys, kurie bus atsakingi už sprendimų priėmimą
• rekomenduojama, kad pristatyme dalyvautų visa agentūros pasiūlyta komanda, o patį pasiūlymą pristatytų tas komandos narys, kuris laimėjimo atveju vėliau užims projekto vadovo pareigas ir bus dažniausiai su klientu bendraujantis komandos narys

Po pasiūlymų pristatymų per savaitę priimamas sprendimas dėl laimėtojo, su kuriuo bus sudaroma sutartis. Apie sprendimą informuojami ir pralaimėjusieji, kuriems išsiunčiami informaciniai padėkos laiškai.

Sutarties sudarymas

Sutartis su laimėtoju sudaroma per savaitę nuo pristatyto sprendimo.

Pagrindiniai kriterijai (gali būti ir kitų), kurie yra svarbūs priimant sprendimą, kiekvienu atveju turi skirtingą svorį. Kriterijų svarbą rekomenduojame nustatyti pagal savo poreikius ar užduotį, projekto tikslus.

Gebėjimai

Užduoties atlikimas parodo agentūros „know-how“ potencialą: gebėjimą analizuoti, loginį mąstymą, kūrybiškumą ir pan.

Patirtis

Ankstesni agentūros projektai patvirtina agentūros gebėjimus ir veikia kaip įrodymai, kad agentūra yra jums tinkamas partneris. Vis dėlto atkreipiame dėmesį į du dalykus:

• daugiausia dėmesio skirkite patirčiai jūsų veiklos srityje arba gretutinėse rinkose
• bet kokią agentūros patirtį vertinkite atsargiai, nes agentūrose (kaip ir bet kurioje kitoje organizacijose) darbuotojai keičiasi, o su jais gali keistis ir turima patirtis

Komanda

Bendradarbiavimo sėkmę lems žmonės, su kuriais dirbsite ir bendrausite beveik kasdien. Todėl turi būti atsižvelgiama ne tik į komandos narių patirtį, bet ir asmenybes, t.y., ar agentūros ir jūsų darbuotojai sutars. Taip pat rekomenduojame atsižvelgti į šiuos aspektus:

• su retomis išimtimis pagrindinis komandos narys, kuris dažniausiai bendraus su klientu, yra projektų vadovas, todėl didžiausias dėmesys turi būti skiriamas jo patirčiai ir asmeninėms savybėms
• vertindami komandos narius galvokite apie būsimą bendradarbiavimą – ar atitinka komandos narys jūsų poreikius ir situaciją
• stipriausias komandos narys visada bus konsultantas arba agentūros vadovas (dažniausiai – direktorius arba projektų direktorius), tačiau jis projektui skirs mažą savo laiko dalį, todėl jį vertinkite kaip galimą patarėją esant kritinėms situacijoms.

Kaina

Tai – vienas lengviausiai palyginamų kriterijų. Kadangi agentūros taiko skirtingą kainodarą, rekomenduojame atidžiai vertinti kainas ir reikalauti, kad konkurso metu būtų pateiktos to paties veiksmo ar paslaugos įkainis ir paminėtos visos papildomos sąlygos (jeigu tokios yra) tam, kad vėliau nebūtų netikėtumų.

Papildomi kriterijai

Vykdant atranką kartais galimas papildomų kriterijų poreikis. Keletą išvardinsime:

• ar agentūra priklauso tarptautiniam tinklui?
• ar agentūra turi partnerių Latvijoje, Estijoje ir t.t.?
• ar agentūra turi nuolatinius partnerius reklamos, žiniasklaidos planavimo srityje ir pan.?
• ar iškilus poreikiui agentūra gali pateikti papildomas paslaugas?

Jeigu po konkurso nuspręstumėte nepasirinkti jokios agentūros, kiltų rizika rinkoje pelnyti nepatikimo partnerio reputaciją ir kito konkurso metu sulaukti mažiau kandidatų. Dėl šios priežasties rekomenduojame konkursą skelbti tik tada, kai esate tvirtai apsisprendę.

Linkime sėkmingų atrankų ir sklandaus darbo su pasirinktais komunikacijos partneriais.

Kilus papildomiems klausimams, kviečiame kreiptis į Komunikacijos industrijos asociaciją, ir mes jums patarsime.